Van festivalterrein tot snelweg

Van organiseren en inrichten van een festival op basis van data tot het out of the blue organiseren van een eenmalig event op een snelweg. Beiden – en alles daartussen – kwam aan bod tijdens de expert meeting Crowd Mananagement van LCB Evenementen Logistiek op woensdag 27 mei j. Dit keer op het hoofdkantoor van This is Live Group in Schijndel, dé organisatie achter festivals als Paaspop, Extrema Outdoor en Wish. 

This is Live Group: groei is niet het doel, kwaliteit wel
Gastheer Jasper van de Wouw, directeur van This is Live Group, opende de middag met een inkijkje in de ontstaansgeschiedenis van Paaspop en de ontwikkeling die de organisatie sinds 1977 doormaakte. Wat begon als een lokaal festival groeide uit tot de snelst groeiende full-service evenementenorganisatie van de Benelux, met ruim 50 events en 720.000 bezoekers per jaar. Jasper signaleert een duidelijke verschuiving in het festivallandschap: het publiek stelt andere eisen en verwachtingen, wat vraagt om nieuwe formats die de komende jaren uitgerold worden. Jaspers doelstelling was helder: "Groei is nooit ons doel — wel de beste zijn."

CNTRL: van maximale naar optimale bezetting
Nauw verbonden aan Paaspop is Sven Kolk van CNTRL. Met zijn team zet hij technologie in voor veiligheid, overzicht en inzicht in tijdelijke omgevingen. Daarbij hanteert Sven vaak de omgekeerde benadering van capaciteitsmanagement: de optimale bezetting als vertrekpunt in plaats van de maximale. Om dit te berekenen zijn vier verschuivingen nodig: 
•    van statische naar dynamische tellingen; wat gebeurt er met je capaciteit gedurende de dag, programmaonderdeel en locatie
•    van onderbuik naar onderbouw; veel beslissingen worden genomen op ervaring en inschatting maar alleen data en obervatie is toetsbaar
•    van vooraf vast naar bijsturen; vergunningen worden vooraf bepaald, bijsturen mag niet terwijl realtime inzicht het mogelijk maakt om te begrijpen wat er echt gebeurt
•    van opgeslagen naar gebruikt; gebruik de data die je ophaalt uit tellingen, ticketverkoop en heatmaps. De winst zit niet in méér meten, maar in het daadwerkelijk gebruiken van wat er al is.
“Slimmere evenementen ontstaan niet door meer middelen maar door betere inzichten”, aldus Sven. 

Bloemencorso Bollenstreek: wat levert het de regio op?
En van die kennis maakte Justin van de Pas gebruik tijdens de capaciteitsmetingen die hij samen met Sven uitvoerde tijdens het bloemencorso in de Bollenstreek. Logistics Community Brabant voerde in opdracht van de gemeenten Noordwijk, Hillegom, Lisse en Teylingen een studie uit naar de economische impact van het bloemencorso op de bollenstreek. Via interviews die BUas-studenten hielden onder 680 respondenten werd de return on investment voor de gemeenten onderzocht. Om het daadwerkelijke bezoekersaantal te meten werd gebruik gemaakt van een drone en 720-graden fotometing voor real-time crowd analyse — de meetmethoden van CNTRL in de praktijk.

Festival op de Ring: organiseren zonder voorbeelden
Van organiseren op basis van ervaring en vastgestelde gegevens, ging de volgende presentatie over een eenmalig event op een terrein dat vooraf niet bezocht kon worden: Festival op de Ring in Amsterdam. Op de 15 kilometer lange A10 werd op 21 juni 2025 een evenement georganiseerd ter gelegenheid van het 750-jarig bestaan van de stad Amsterdam. Het was een van de meest complexe producties denkbaar, op een unieke locatie zonder voorbeelden van vergelijkbare evenementen. Iris Kamphorst was er als veiligheidscoördinator bij aangesloten en deelde haar ervaringen met de zaal. 

Na maandenlange voorbereidingen met plattegronden die niet op één computerscherm passen en dagelijks werden aangepast tot de tijdspanne van 4 dagen waarin alles opgebouwd, gevierd én afgebroken moest worden. Een precisieschema tot op de minuut! Capaciteitsberekeningen werden gedaan op basis van publieksonderzoek, vloeroppervlakte, bezetting per programma, entree breedte en ontvluchtingscapaciteit. “Het moet niet te leuk worden, als we de maximale doorstroming op het evenementen terrein willen realiseren” was een veelgebruikte uitspraak aldus Iris. En om die veiligheid te waarborgen werd het terrein opgedeeld in 7 kavels met veiligheidsdiensten zoals verplegend personeel, brandweer, politie en beveiligers. En daar waar en vooraf scepsis was door inwoners van Amsterdam en de pers werd het – ondanks de warmste 21 juni ooit – een mega groot succes. 

Proeftuin Binnenstad Breda: bouwen aan een blauwdruk
Margriet Heesels (gemeente Breda) en Sanne Kuipers (LCB) sloten de middag gezamenlijk af met een presentatie over Proeftuin Binnenstad waarbij vanuit Bredata ingezet wordt op de pijlers innoveren, verbinden en leren op het gebied van data in de binnenstad van Breda. Een van de proeftuinen bestaat uit het meten van drukte in de binnenstad. Daarvoor zet de stad systemen in zoals druktemeters en digital twins maar maakt zij ook gebruik van Logistics Community Brabant als onderzoek partner. 

Op basis van een planningslijn over opvangcapaciteit (theoretische capaciteit en schillenmodel) en een uitvoeringslijn over betrouwbaar inzicht en data (meetsystemen, datamodel, ethisch verslag) is na twee onderzoeksjaren een managementrapportage opgesteld wat als basis dient voor een blauwdruk. De tijd is nu gekomen om de verschillende veiligheidsformats te integreren in het dagelijkse vergunnings- en operatiele beleid. “Uiteindelijk gaat het niet om sensoren, dashboards of AI. Het gaat om de veiligheid van alle bezoekers in de binnenstad, zegt Sanne. We hebben een fundament gebouwd zodat de menselijke regisseur beter, sneller en veiliger beslisingen kan nemen.”

Wij kijken wederom terug op een geslaagde middag die volgens goed gebruik werd afgesloten met een netwerkborrel.